如何選擇第一個 AI 工作流程
從重複程度、來源覆蓋、可審閱性、營運痛點和後果邊界，選擇首個 AI 試行項目的實用決策框架。
重點摘要
- 團隊能夠說明現有工作如何走到決策，才適合開始選擇試行項目。
- 第一個 AI 工作流程應該重複出現、依賴多項來源、可以審閱、造成實際負擔，而且有清楚邊界。
- 好的試行項目會先透過更充分的準備、更清楚的來源和可問責審閱，讓價值和失敗都可見，再逐步擴大會帶來後果的行動。
第一個 AI 工作流程很重要。
選得好，團隊便能了解 AI 如何協助真實工作。選得不好，試行項目不是顯得無關痛癢，就是在信任尚未建立前帶來風險。
對專業團隊而言，最適合率先採用的工作流程通常不是最宏大的那一個，而是會重複出現、依賴多項來源、可以審閱、造成實際負擔，而且有清楚邊界的工作。
本文處理的是選擇試行項目的決定。若團隊仍未能說明來源、責任誰屬、目前狀況和權限，應先診斷如何讓工作變得可以理解，便是另外兩項問題。
不適合的起點
不適合的起點往往是直接對外行動。
例如：
- 自動發送客戶訊息；
- 批准開支；
- 修改正式紀錄；
- 作出法律、臨床、財務或其他專業建議；
- 向供應商或承辦商發出指示；
- 未經審閱便分派敏感個案。
這些工作日後或可得到 AI 支援，但不適合作為第一個工作流程。當機構尚未了解系統如何運作，錯誤已可能帶來實際後果。
更好的起點是內部準備工作，例如審閱資料包、研究來源圖譜、續約摘要、交接紀錄或草稿。負責人先檢查，工作才向前推進。
五項準則
選擇第一個工作流程時，可用以下準則評分。
| 準則 | 良好跡象 | 薄弱跡象 |
|---|---|---|
| 重複出現 | 每星期、每月，或在多宗案件或項目中出現 | 一次性或不定期 |
| 依賴來源 | 需要文件、筆記、紀錄、電郵或數據 | 主要依賴個人判斷 |
| 可以審閱 | 人能檢查和修正輸出 | 行動前難以驗證 |
| 造成負擔 | 現有準備工作耗時或容易遺漏脈絡 | 現有做法已經足夠簡單 |
| 邊界清楚 | 負責人、範圍和審批邊界明確 | 同時跨越多項決定和權限 |
最適合作為起點的工作流程，會在五項準則上都取得良好評分。
在這個邊界之內，還要檢視工作流程包含的決定。合適候選流程的決定應該足夠穩定，能夠清楚描述；證據可以追溯來源；輸出可以由審閱者檢查；初期行動亦可以回復。若流程最困難的部分仍是無法清楚表達的個人判斷，AI 仍可支援研究或準備，但流程尚未適合更廣泛委派。
合適的首個工作流程例子
每星期案件審閱
訴訟或顧問團隊需要知道有甚麼改變、欠缺哪些證據、哪些限期將至，以及甚麼需要資深人員審閱。
合適原因：工作定期重複、依賴來源，而且客戶行動前會先經過審閱。
第一個版本不應嘗試撰寫客戶建議，而是準備審閱介面，包括自上次會議後有何改變、哪些新文件重要、哪些問題尚未解決，以及哪些案件需要合夥人關注。團隊不用再花上半場會議重組過去一星期的情況，收益因而立即可見。
供應商續約審閱
財務團隊需要每月取得一份資料包，列出即將續約的項目、合約、開支、內部負責人、使用情況、風險和審批流程。
合適原因：工作邊界清楚、可以量度，而且毋須自動批准開支也能產生價值。
起點可以是一份續約清單。每項續約都有相近結構，包括供應商、續約日期、合約期、最新發票、負責人、使用情況、依賴註釋、風險和所需批准。AI 適合處理準備工作，例如找出欠缺資料、概括相關條款和為負責人草擬問題。批准權仍在模型之外。
這個工作流程能逐步產生價值。基本版本準備每月摘要；更完整的版本維持一份持續更新的續約清單。團隊信任來源覆蓋和負責人配對後，系統才進一步標示異常加價或使用率低的工具，避免問題到續約限期才變得迫切。
項目交接
新成員加入進行中的客戶項目時，需要一份已整理的簡報，涵蓋目標、來源文件、已作決定、專用詞彙、未解風險和首批任務。
合適原因：入職和接手工作會重複發生、牽涉大量脈絡，也可由項目負責人審閱。
交接應像一條認識項目的路徑，而不是一堆文件。它需要說明目前目標、近期決定、關鍵文件、團隊用語、尚未解決的風險，以及最初可以安全處理的任務。項目負責人其後修正資料包，讓工作流程逐步掌握團隊所指的「重要脈絡」。
供應商或物料研究
團隊選擇要核實或測試的項目之前，需要初步掌握各個選項、規格、限制和待解問題。
合適原因：AI 可以壓縮混亂的第一輪整理，但不負責最終選擇。
實用成果是一個比較工作區。系統可以把選項歸類、抽取陳述、標示欠缺規格，並把供應商宣傳與可核實限制分開。專業人員因而得到更好的起點，不是「選這個供應商」，而是「這裏是選項、證據缺口和下一步要核實的問題」。
簡單評分表
每項候選工作由 1 至 5 分評級。
| 工作流程 | 重複出現 | 依賴來源 | 可以審閱 | 造成負擔 | 邊界清楚 | 總分 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 每星期審閱資料包 | 5 | 5 | 5 | 4 | 4 | 23 |
| 自動發送客戶電郵 | 4 | 3 | 2 | 4 | 1 | 14 |
| 供應商續約資料包 | 4 | 5 | 5 | 4 | 4 | 22 |
| 全公司通用聊天機械人 | 5 | 1 | 2 | 2 | 1 | 11 |
| 研究來源圖譜 | 4 | 5 | 5 | 4 | 5 | 23 |
這些分數並非科學量度，作用是促使團隊討論正確的問題。如果工作無法審閱、無法顯示來源，或權責不清，它大概不適合作為第一個試行項目。
第一個工作流程應產生甚麼
第一個工作流程應產生一項團隊能夠評核的成果。
合適成果包括：
- 審閱資料包；
- 來源圖譜；
- 研究比較；
- 續約摘要；
- 交接紀錄；
- 客戶更新草稿；
- 選項備忘錄；
- 待解問題清單。
不要只量度 AI 的文字是否悅耳。更重要的是，它有沒有幫助團隊更清楚地看見工作。
應該量度甚麼
首個試行項目應量度實際改善：
- 準備第一份可審閱草稿所需的時間；
- 正確收錄的來源數量；
- 欠缺的來源或缺乏支持的陳述；
- 審閱者所作的修正；
- 建立和完成的跟進事項；
- 是否把決定適當地交由更高層處理；
- 使用者在多次審閱後的信心。
工作流程由此建立信任。團隊觀察規律、作出修正，再逐步辨識哪些部分已足夠穩定，可以交出更多工作。
這並不代表缺乏抱負
先選擇邊界清楚的工作流程，並不是缺乏抱負。
這反而是認真推進的最快方法。專業團隊不需要另一個接觸真實來源、責任和審閱後便無法運作的耀眼示範。他們需要一套能讓機構了解 AI 在真實工作中如何表現的工作流程。
因此，選擇工作流程本身也是管治決定。NIST AI 風險管理框架則解釋界定重複任務和規則的價值。這些觀點共同支持一個實際結論：第一個工作流程要容易理解和測試，也要足夠重要，讓機構從中學到真實經驗。
資料來源
/ 開始
從一個業務成果開始，再逐步擴展。
先選定一個明確的檢視週期、工作流程或團隊，找出更完整的營運脈絡可立即提升前期準備和專業判斷質素的地方。